En atención a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “POLÍTICA”) establece cómo SOLVED SAS. (en adelante “SOLVED”), sociedad comercial debidamente constituida en Colombia, identificada con el NIT 901.636.893-9, recolecta y hace el tratamiento de sus datos personales (en adelante los “Datos Personales”).
Para la interpretación de la POLÍTICA, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
Con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones y actividades descritas en la sección 3 de la POLÍTICA, SOLVED recolecta directamente los siguientes datos, los cuales son Datos Personales no sensibles:
SOLVED hará el tratamiento de sus Datos Personales, es decir que respecto de estos se realizarán actividades tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, con el fin de cumplir con el desarrollo normal del objeto social de nuestra compañía y de nuestra relación con Usted. Dentro de esta finalidad, haremos el tratamiento de sus Datos Personales para: 3.1. Tratamiento de Datos Personales con anterioridad al inicio de una relación laboral Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los interesados en participar en un proceso de selección y la información personal obtenida en dicho proceso, se limitan a: (i) la recolección, clasificación, almacenamiento, uso y archivo de los datos personales; (ii) la entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección; (iii) la verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de SOLVED; (iv) tener registro de los candidatos que se presentaron y de quienes fueron descartados en el proceso de selección; v) programar entrevistas y aplicación de las pruebas a los aspirantes; vi) evaluar directamente o por intermedio de terceros las pruebas de selección de los aspirantes; vii) informar los resultados generales del proceso de selección; (viii) consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera. 3.2. Tratamiento de Datos Personales durante la vigencia de una relación laboral Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los empleados de SOLVED se limitan a: (i) la recolección, clasificación, almacenamiento, archivo de los datos personales; (ii) el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado con el titular de los Datos Personales; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y parafiscales; (iv) dar trámite a incapacidades, permisos o licencias; (v) brindar información a autoridades judiciales y administrativas, cuando medien órdenes judiciales y/o administrativas en dicho sentido; (vi) entregar información a auditores internos o externos, apoderados y potenciales inversionistas o compradores en caso de venta de la sociedad o de vinculación de nuevos accionistas, en el evento que así se requiera; (vii) entregar información a terceros que estén verificando antecedentes laborales; (viii) emisión de certificaciones laborales; (ix) dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual y su terminación; (x) el normal desarrollo de la relación contractual. 3.3. Tratamiento de Datos Personales de proveedores Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los proveedores de SOLVED son: (i) recolectar, almacenar y clasificar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación; (ii) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo; (iii) analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los proveedores; (iv) envío de información de interés comercial o no comercial y de invitaciones a eventos programados por SOLVED; (v) dar cumplimiento a la ley Colombiana o extrajera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas; (vi) emisión de certificaciones relativas a la relación comercial entre el titular del dato y SOLVED; (vii) entrega de información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos; (viii) para realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor; (ix) para la elaboración de invitaciones a cotizar; (x) para dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los proveedores; (xi) para el normal desarrollo de la relación contractual. 3.4. Tratamiento de Datos Personales de clientes Las finalidades del tratamiento de los datos personales suministrados por los clientes de SOLVED son: (i) disponer de la información personal suministrada por nuestros clientes al momento de suscribir contratos, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de los mismos; (ii) presentar ofertas y cotizaciones; (iii) realizar evaluaciones y/o encuestas relacionados con el nivel de satisfacción de nuestros clientes en relación con los productos y servicios que ofrecemos y prestamos; (iv) ejecución de análisis y perfilamiento de clientes que permita definir productos y servicios que se acomoden a sus necesidades; (v) envío de comunicaciones de carácter legal y comercial relacionadas con los productos y servicios que ofrecemos y prestamos; (vi) desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes; (vii) para el normal desarrollo de la relación contractual. 3.5. Tratamiento de Datos Personales de carácter financiero SOLVED realizará el tratamiento de sus Datos Personales de carácter financiero sólo cuando esta información sea necesaria para poder llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los productos y servicios que hayan sido prestados o suministrados por y/o para SOLVED, y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado con usted y en los casos previamente establecidos en esta POLÍTICA. 3.6. Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad: En aplicación de lo establecido en la ley, SOLVED procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas. En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, SOLVED obtendrá́ la Autorización de sus representantes legales, que para este efecto son padre y/o madre o tutor. 3.7. Generales SOLVED recolecta sus Datos Personales a través de diversas fuentes de información como pueden ser, mensajes electrónicos de carácter personal o de trabajo, a través de la web www.solvedbybia.com
o correspondencia física, por información ya existente en las bases de datos de SOLVED conforme a lo establecido en el procedimiento del Decreto 1377 de 2013, en su artículo 10, a través de mensajes de voz, información archivada en computadores y dispositivos electrónicos de SOLVED, sistemas de fax, acceso a internet, correspondencia o a través de cualquier otro dispositivo electrónico para las comunicaciones y cualquier otro recurso tecnológico. SOLVED únicamente usará los Datos Personales dentro del uso que usted haya autorizado, sólo lo transmitirá a clientes o terceros cuando ello sea necesario como resultado del giro ordinario de la operación de SOLVED y a autoridades judiciales y administrativas cuando así sea requerido mediante orden judicial o administrativa. SOLVED resguardará y protegerá los Datos Personales recibidos en su domicilio, limitando su uso y divulgación al objeto autorizado. 3.7 Tratamiento de Datos públicos: Aunque los datos públicos son de libre acceso, la Empresa se compromete a tratarlos con responsabilidad y en cumplimiento con la normativa vigente. El tratamiento de estos datos se realizará respetando los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia y seguridad, garantizando que su uso sea adecuado y pertinente.
En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, SOLVED le informa que usted tiene los siguientes derechos legales:
Si el oficial de protección de datos de SOLVED no resuelve sus inquietudes o no atiende su queja, podrá dirigirse a la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar sus inquietudes, quejas o reclamos si considera que SOLVED ha violado sus derechos de habeas data o las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y otras normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
Si usted tiene preguntas, consultas o reclamos relacionados con sus Datos Personales, puede contactar al Oficial de Protección de Datos de SOLVED en el correo electrónico bia@bia.com.co
(en adelante el “Oficial de Protección de Datos”). Usted puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus Datos Personales y revocar el consentimiento otorgado a SOLVED para el tratamiento de sus Datos Personales ante esta persona o área de SOLVED.
SOLVED toma las medidas efectivas, apropiadas razonables para proteger sus Datos Personales de pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción.
Cualquier pregunta o consulta en relación con sus Datos Personales recolectados y tratados por SOLVED, será recibida por el Oficial de Protección de Datos de SOLVED, para lo que deberá enviar una descripción escrita de su consulta al correo electrónico bia@bia.com.co
. El Oficial de Protección de Datos de SOLVED resolverá su pregunta o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la pregunta o consulta sea recibida. Si no es posible para el Oficial de Protección de Datos de SOLVED responder su reclamo dentro del término mencionado, el Oficial de Protección de Datos de SOLVED le hará saber la situación y le explicará la razón del retraso. En cualquier circunstancia el Oficial de Protección de Datos de SOLVED le responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de los diez (10) días hábiles iniciales. El consentimiento otorgado por Usted podrá ser revocado en cualquier momento, mediante aviso previo, escrito y firmado dirigido al Oficial de Protección de Datos de SOLVED, en la dirección electrónica antes citada, en los términos establecidos por la Ley. Si Usted considera que la información contenida en la base de datos de SOLVED está sujeta a corrección, actualización o eliminación o si considera que SOLVED no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, usted deberá presentar una queja a SOLVED, dirigida al Oficial de Protección de Datos, que será tratada de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Esta Política entrará en vigor el 13 de agosto de 2024 y sus Datos Personales permanecerán en la base de datos de SOLVED hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados, o al finalizar el término de tiempo establecido cuando medie disposición legal.